RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Hugo Girard :

hgirard@elgirard.com

418-570-9109 poste 4

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1- Contexte

Groupe ELG accorde une grande importance au droit à la vie privée de tous. C’est pourquoi nous avons mis en place la présente politique de confidentialité visant à assurer la protection de votre intégrité et votre droit de protéger vos renseignements personnels. La présente politique vise à régir l’utilisation et la collecte de renseignements sur notre site Web (http:// www.groupeelg.com) et tout renseignement que vous nous communiquez sur une base volontaire dans le cadre de votre participation à un service quelconque offert par Groupe ELG, et ce, sous réserve de tout refus que vous pourriez dûment nous exprimer à cet égard.

Pour la raison précédente, Groupe ÉLG se conforme avec diligence aux exigences de la loi 25 et adhère donc aux définitions en lien avec celle-ci. Le terme « incident de confidentialité » se définit comme tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d'un renseignement personnel, de même qu'à la perte d'un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

De plus, le terme « renseignement personnel » se définit donc comme tout renseignement, pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l’identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé.

Toutefois, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

2- Notre responsabilité.

Groupe ÉLG est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel.

Groupe ÉLG adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant, en concert avec notre partenaire TI, une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d’atténuation pour nos renseignements personnels.

Nous avons également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et avons délégué certaines responsabilités en cybersécurité à notre partenaire TI via une offre de services liée à la Loi 25. L’exécution de cette offre de services assure une protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte du Groupe ÉLG. Nous avons également publié sur notre site internet et informe´ notre personnel de l’existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.

Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas a` communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, a` l’adresse hgirard@elgirard.com ou au 418-570-9109.

3- Les fins de la collecte des renseignements personnels

Le Groupe ÉLG recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d’administrer des outils de gestion du rendement; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de Groupe ÉLG et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.

Le Groupe ÉLG est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez nous. Dans le cas où nous ne serions pas en période d’embauche ou que votre demande d’emploi ne serait pas considérée pour toute autre raison, les renseignements que vous nous achemineriez seraient immédiatement détruits sans même être consultés.

Il est possible que Groupe ÉLG recueille et utilise des renseignements personnels de ses clients présents et futurs dans le but d’être en mesure d’offrir ses services à ceux-ci.

Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi.

4- Le consentement

Groupe ÉLG s’assure d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

Dans le cadre de l’administration d’un sondage, promotion et/ou concours, le Groupe ELG pourrait utiliser, sous réserve de tout refus exprimé de votre part, les renseignements personnels, tels qu’ils lui seront fournis sur une base volontaire, par l’envoi de message(s) ou par suite d’une participation relative à un sondage, promotion ou concours. Les renseignements recueillis à de telle fin serviront essentiellement à communiquer avec vous si vous gagnez. Les promotions et/ou concours offerts par le Groupe ELG pourront être soumis à des règles particulières qui seront plus amplement décrites dans le cadre du lancement de tout promotion ou concours.

5- Limites de la collecte

Groupe ÉLG recueille par des moyens légitimes et légaux seulement les renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales et offrir ses services.

6- Limite de l’utilisation et la communication

Le Groupe ÉLG utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément a` ce que permet ou exige la loi. Si Groupe ÉLG requiert le besoin d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d’une fin qui n’aurait pas été´ signalée précédemment, le Groupe ÉLG demandera au préalable le consentement de la personne concernée, a` moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés et clients de Groupe ÉLG sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires a` des fins légales, réglementaires ou administratives.

7- Exactitude

Dans le but de s’assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, le Groupe ÉLG effectue des efforts raisonnables pour maintenir l’intégrité des renseignements personnels de particuliers et d’en faire une mise à jour régulière.

Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande de rectification dans le cas où un changement serait nécessaire à leurs renseignements personnels détenus par l’entreprise.

8- Transparence

Le Groupe ÉLG pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l’information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels. Groupe ÉLG s’engage également à répondre à toute demande d’information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.

9- Accès

Les personnes concernées ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui sont en notre possession et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’un individu avant de lui donner cet accès.

Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a une quelconque inquiétude en matière d’accès, nous l’encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, a` l’adresse hgirard@elgirard.com ou au 418-570-9109.

10- Plaintes

Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse hgirard@elgirard.com ou au 418-570-9109.

Groupe ÉLG a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui Groupe ÉLG possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.

Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de Groupe ÉLG à une plainte ou des politiques et pratiques de Groupe ÉLG en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site Web du Commissaire au https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/.